Passepartout Mexal Solution
Passepartout Mexal solution è il software gestionale sviluppato per le piccole e medie aziende commerciali che si avvalgono del commercialista per gli adempimenti fiscali e necessitano di assistenza contabile remota. Gestisce bollettazione, fatturazione, contabilità generale, ordini clienti/fornitori, scadenziario e magazzino.
Siamo disponibili senza impegno ad una dimostrazione on-line o direttamente presso la Vostra azienda, delle funzionalità e potenzialità del software.
TARGET DEL PRODOTTO
Mexal Solution è la configurazione dell’omonimo gestionale per Piccole e Medie Imprese che soddisfa aspetti legati ai processi di gestione del magazzino, gli ordini Clienti/Fornitori e la contabilità generale di aziende “aperte” che comunicano in remoto, attraverso internet e altri dispositivi tecnologici come i palmari e portatili.
ARCHIVI ANAGRAFICI
Clienti e Fornitori
Questa sezione del programma non si limita alle sole funzioni di inserimento e variazione delle anagrafiche di clienti, fornitori o agenti, ma estende il concetto di "navigazione dei dati": si possono ottenere, sempre all'interno della stessa funzione e senza dover effettuare elaborazioni o spostamenti in altre parti del programma, tutte le statistiche e le informazioni dinamiche, dalla situazione dello scadenziario ai movimenti di magazzino. In questo modo l'utente può avere una corretta e completa valutazione dello stato del cliente. Inoltre la procedura consente di arricchire le informazioni contenute nell'anagrafica con campi aggiuntivi che l'utente può personalizzare e successivamente rendere disponibili nei documenti di vendita ed acquisto.
Vista la ricchezza delle informazioni che l'utente ha la possibilità di inserire, il caricamento delle anagrafiche si sviluppa attraverso più videate divise per contesto. Le informazioni sono raggruppate in maniera logica e intuitiva.
Tra i vari campi è prevista la possibilità di visualizzare l'indirizzo e-mail del cliente che il programma proporrà per l'eventuale invio automatico dei documenti durante la loro emissione.
Una sezione del programma consente di inserire eventuali fidi e di visualizzare tutti i progressivi contabili aggiornati in tempo reale, compresi lo storico insoluti con numero e volume complessivo.
Per velocizzare ulteriormente le operazioni di emissione documenti si possono inserire informazioni legate al vettore abituale.
Piano dei Conti
L'inserimento dei conti avviene in maniera semplice e guidata e l'utente può scegliere se strutturare il Piano dei Conti su 2 livelli (Mastri e Conti) o su 3 livelli (Gruppi, Mastri e Conti). Inoltre il Piano dei Conti può essere specifico per l'azienda individuale oppure comune a più aziende tramite raggruppamento. Dall'anagrafica del Piano dei Conti è possibile interrogare tutti i movimenti relativi al conto che si sta visionando. Per ogni conto e sottoconto le informazioni inserite consentono di effettuare stampe di controllo ed analisi precise.
AREA CONTABILITA'
Nell'Area Contabilità vengono incluse tutte le funzionalità amministrative e contabile dell'azienda, anche se nella configurazione Mexal Solution non è presente la sezione relativa agli adempimenti fiscali, implementata nelle altre configurazioni del prodotto.
Con Mexal Solution è possibile trasferire i dati su supporto magnetico o via internet al commercialista dotato di Compass, la soluzione per gli studi professionali, senza bisogno di compilare i documenti.
Principali funzionalità di contabilità generale:
- contabilità multi valutaria
- aggiornamento in tempo reale di tutti gli archivi interessati dal movimento contabile sia in sede di gestione che in sede di variazione o annullamento del movimento
- gestione di max 3 aziende in regime contebile ordinario e/o semplificato/forfetario
- gestione dei regimi speciali IVA (azienda agricola, autotrasportatori)
- possibilità di mantenere in linea fino a 10 esercizi contabili consecutivi diversi
- gestione di esercizi contabili diversi dall'anno solare
- gestione di partitari, scadenzari ed estratti conto
- gestione dei pagamenti misti
- gestione dello scadenziario a partite
- gestione di centri di costo e ricavo
- gestione delle revisioni dei movimenti per singolo operatore o globalmente per tutte le immissioni
- determinazione automatica dell'utile e perdita su cambi
- gestione dell'IVA acquisti, dell'IVA vendite, dei corrispettivi e dell'IVA ad esigibilità differita
- gestione automatica del doppio anno fiscale con i due esercizi aperti in linea
- emissione effetti cartacei (ricevute bancarie, tratte)
- emissione effetti elettronici (Ri.ba, MAV, RID, Bonifici), standard ABI (SETIF, CBI)
- contabilizzazione automatica degli effetti attivi
- chiusura e riapertura automatica degli esercizi
GESTIONE PRIMA NOTA
La prima nota rappresenta il nucleo centrale della gestione contabile dell'azienda e consente di inserire tutte le operazioni contabili quali fatture, le note di credito, i corrispettivi, i pagamenti, i versamenti, sia in forma libera sia in modo guidato attraverso parametri predefiniti che generano degli automatismi.
Attraverso la funzione Revisione Prima Nota, è possibile visualizzare, analizzare e modificare i movimenti di Prima Nota immessi, aggregati per data di registrazione e codice operatore e di aggiungere nuove registrazioni.
Inoltre, i movimenti di Prima Nota possono essere memorizzati in doppia valuta: quella del documento originale e quella della tenuta contabile
Da ogni sezione del programma è possibile gestire le singole registrazioni di Prima Nota. L’utente può interrogare, inserire, variare, cancellare registrazioni di Prima Nota direttamente dalla “scheda contabile”, dalla visualizzazione dell’estratto conto o dall’anagrafica Clienti/Fornitori.
L’operatore ha la possibilità di valutare ogni dato inserito durante le immissioni di Prima Nota effettuate, in particolare:
- registrazioni in doppia valuta
- numero di protocollo e/o numero documento
- evidenza delle registrazioni Intra CEE
- eventuale visualizzazione della descrizione aggiuntiva di testata
SCADENZIARIO
Lo scadenzario è un archivio dinamico suddiviso per Cliente e Fornitore, in cui sono inseriti gli importi da pagare o riscuotere, con la relativa scadenza. La gestione dello scadenzario si attiva nei parametri contabili. E’ possibile gestire lo scadenzario per partite, definire pagamenti a valore o in percentuale e di diverse tipologie, come rimesse, tratte, ricevute bancarie, ecc. Quando si registrano nuovi documenti del Cliente/Fornitore, lo scadenzario consente di creare nuove rate o effettuare/registrare pagamenti di rate esistenti.
INCASSI E PAGAMENTI
Il programma consente di gestire il Portafoglio Effetti, ossia i pagamenti effettuati o incassati tramite banca. Si possono così ottenere stampe con l’elenco degli effetti da emettere o incassare, stampe per l’emissione di effetti cartacei (tratte, ricevute bancarie), effetti elettronici (MAV, Ri.Ba., RID, bonifici, ecc.) e standard ABI (SETIF e CBI).
AREA MAGAZZINO
L’Area Magazzino di Passepartout, completamente integrata con l’Area Contabilità, gestisce sia gli aspetti commerciali legati alle vendite ciclo attivo e agli acquisti ciclo passivo, sia gli aspetti legati alla movimentazione e gestione degli articoli. Passepartout consente di affrontare con semplicità tutti questi aspetti e di gestire con grande efficacia sia le aziende commerciali che le imprese produttive e di servizi.
Mexal offre soluzioni per il magazzino e la distinta base, tipicamente presenti su prodotti ERP di fascia alta.
Principali funzionalità relative alle vendite/acquisti:
- gestione delle bolle di consegna e/o DDT
- gestione di corrispettivi, ricevute fiscali, ricevute fiscali sospese e ricevute fiscali fatture
- fatturazione immediata, accompagnatoria e differita (in prova o in definitivo)
- fatturazione differita riepilogativa o per singola bolla
- gestione dei documenti di vendita o acquisto con raggruppamento per articolo
- resi da Cliente e a Fornitore
- gestione di documenti in valuta
- gestione di listini in valuta
- gestione di preventivi e documenti matrici
- numerazione automatica o manuale dei documenti
- possibilità di inserire commenti nel corpo del documento, riportare testi precedentemente codificati e variarli sul documento in corso, inserire il richiamo di testi fissi che possono essere solo stampati sul document
- possibilità di applicare al documento le condizioni • di vendita del destinatario o dell’intestatario
- possibilità di assegnare ad ogni singolo Cliente/Fornitore una specifica contropartita
- statistiche di vendita e di acquisto per articolo, Cliente/Fornitore, zona, agente, ecc.
Principali funzionalità relative alla gestione del magazzino
- gestione multi deposito
- ubicazione merce, scorte minime e massime, sottoscorta
- valorizzazione delle rimanenze a costo ultimo, costo standard, prezzo medio di carico, prezzo medio ponderato, LIFO
- codifica automatica degli articoli
- codifica dei Clienti/Fornitori e degli articoli direttamente dal documento
- codice articolo parlante con immissione guidata
- gestione dei gruppi e sottogruppi merceologici
- associazione all’articolo di altri articoli abbinati od alias
- articoli con distinta base per la movimentazione automatica all’atto della vendita (scarico dei componenti e carico del prodotto finito)
- gestione di taglie, imballi e pesi
- articoli a confezione, campionari, modificatori, spese accessorie
- articoli a dimensioni con ricavo automatico della quantità da movimentare in forma lineare, di superficie o cubica
- import degli articoli da un documento a scelta nel corpo del documento attuale
- gestione di documenti per movimentazioni tra depositi diversi
- movimentazione e visualizzazione dei magazzini con doppia unità di misura
- movimentazione a prezzo unitario o a valore
- possibilità di aggiornare i costi e i listini di vendita durante il carico della merce
- giornale di magazzino
- scheda dei movimenti di magazzino richiamabile dal documento, dall’articolo e dal Cliente/Fornitore con varie selezioni e ordinamenti
- scheda movimenti articoli
- gestione lotti completa
procedura di azzeramento o rettifica esistenza degli articoli
CICLO ATTIVO CON PASSEPARTOUT
Il ciclo attivo gestisce la storia commerciale del Cliente, dal primo contatto fino alla vendita finale seguendo il percorso Preventivo - Ordine - DDT - Fattura Cliente.
CICLO PASSIVO CON PASSEPARTOUT
Il ciclo passivo gestisce le operazioni di approvvigionamento, dal primo contatto con il Fornitore all'arrivo della merce in magazzino, seguendo il percorso Matrice - Ordine - Bolla di Consegna - Fattura Fornitore.
ANAGRAFICA ARTICOLI
L’Area Magazzino si basa su una gestione molto raffinata e moderna dell’anagrafica articoli: oltre all’inserimento di articoli di magazzino prevede descrizioni, testi, spese e prestazioni, campionari, articoli di lavorazione e articoli in conto deposito.
La codifica dell’articolo gestisce fino a 18 strutture del codice, con diversi livelli e varianti. L’utente è guidato durante l’imputazione del codice, anche in presenza di strutture molto complesse. La lunghezza del codice articolo ammette 32 caratteri, mentre la descrizione articolo, possibile in 9 lingue diverse, contiene 72 caratteri.
All’interno dell’anagrafica si possono inoltre definire controlli o automatismi particolari, in base alla struttura del codice, fra i quali:
- codifica automatica di nuovi articoli
- utilizzo di articoli non presenti in anagrafica articoli
- eliminazione logica con giacenza di magazzino nulla
- progressivi di magazzino dettagliati o raggruppati per livello
- controlli di validità sul codice e con associazioni a cartelle di abbinamento, sviluppo di calcoli con misure
Il codice articolo può essere a dimensione variabile di tipo alfabetico, numerico, alfanumerico, EAN con calcolo automatico del check digit. Inoltre, tutti gli aspetti più complessi della gestione del magazzino sono previsti "di serie" sul gestionale: taglie e colori, imballi (a rendere, a perdere e c/vendite), peso netto (scorporo della tara) e calo peso.
Dall'interno della funzione sono possibili le seguenti navigazioni:
- visualizzazione ed ordinamenti vari sugli archivi (movimenti di magazzino provenienti dal ciclo attivo e passivo, ordini da clienti, ordini a fornitore)
- gestione dinamica dell'ordine del Cliente effettuando evasioni e conseguenti versamenti a magazzino, "split" su righe con ridefinizione delle date di consegna e delle quantità.
PREZZI E SCONTI
Particolare cura è dedicata alla gestione delle vendite con la possibilità di definire prezzi di listino, sconti e condizioni commerciali personalizzate per i Clienti. Un’apposita sezione del programma consente di definire le politiche di prezzo e di impostare tabelle di associazione “articolo + Cliente”, “categoria Cliente + categoria articolo” con scaglioni a quantità e con date di validità. Si possono inoltre gestire omaggi, abbuoni e garanzie.
EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI
Dalla sezione Emissione/Revisione documenti, l’utente può gestire, emettere, revisionare, stampare e ristampare i documenti di acquisto, vendita, lavorazione, movimentazione fra depositi e rettifiche di inventario. Il programma consente di “navigare” all’interno della procedura per inserire nuovi Clienti e articoli, visualizzare i movimenti per articolo o per documento o esplodere gli articoli con distinta base direttamente sul documento.
Le operazioni, eseguite sia in fase di emissione che revisione di un documento, aggiornano, in tempo reale, la contabilità ed i progressivi di magazzino (carichi, scarichi, esistenze, impegni, ordini, disponibilità). E’ inoltre possibile elaborare documenti “proforma” destinati unicamente alla stampa, senza la movimentazione di magazzino.
Una volta inserito un documento, è possibile, tramite opzioni di selezione e raggruppamento, trasformarlo e/o aggregarlo per gestire le fasi del ciclo Cliente/Fornitore.
STATISTICHE
Il programma produce tabulati statistici completi ed esaustivi sulla base delle movimentazioni di magazzino, integrando le informazioni statistiche presenti nell’anagrafica Clienti/Fornitori (Provincia Cliente/Fornitore, Zona, Categoria statistica). Le statistiche sono parametriche e si possono stampare report ordinati per Codice Cliente/Fornitore, Agente, Zona, Codice articolo, Codice articolo alternativo, Data documento, includendo o escludendo uno qualunque dei parametri e determinando le priorità.
I report statistici possono riguardare:
- la movimentazione cronologica per articolo
- i movimenti carico e scarico
- le schede articolo a valore, con valorizzazioni a costo standard, a costo ultimo, a prezzo medio di carico, a prezzo medio di scarico, a prezzo medio di inventario o a prezzo di listino
- le schede articoli a quantità
- i margini di vendita sulla base del costo ultimo, del costo standard e del costo medio ponderato
PROVVIGIONI AGENTI
Collegata alle vendite è la gestione delle provvigioni. Anche in questo caso vi è grande libertà di definizione dei criteri di pagamento degli agenti: la provvigione può essere calcolata automaticamente, in funzione del venduto o del pagato e a seconda della categoria Cliente o della categoria articolo.
E’ possibile selezionare provvigioni a valore, in percentuale o con formula matematica; associare uno o più agenti al Cliente o all’articolo e calcolare le provvigioni sul valore netto o lordo di riga.
STAMPA DOCUMENTI
Il programma effettua stampe in diversi formati (ASCII, PDF, BMP) e su file (txt, csv). Inoltre permette di indirizzare la stampa su diversi dispositivi: stampanti, video, fax, e-mail, word, excel, ecc. Tutti i documenti commerciali sono personalizzabili dall’utente, che potrà inserire immagini e loghi oppure utilizzare fincature per stampare documenti su carta bianca. Le stampe di controllo di tutti i moduli della procedura possono essere “filtrate” tramite i tool di MDS, (Mexal Developer Suite), che permettono di mascherare o aggiungere colonne e righe o effettuare calcoli non previsti dalla stampa standard.
DISTINTA BASE AUTOMATICA
Lo scopo della Distinta Base Automatica (DBA) è quello di eseguire una miniproduzione in tempo reale, da utilizzare in attività commerciali che compongono il prodotto finito contestualmente alla vendita, senza necessità di gestire i vari cicli di lavorazione. La DBA consente di visualizzare e stampare l’elenco dettagliato di tutti i componenti del prodotto finito, scaricandoli in automatico dal magazzino e caricandoli come prodotto finito.
Tutti i progressivi di carico e scarico sono visibili in questa sezione, senza ulteriori elaborazioni, in quanto aggiornati in tempo reale durante le fasi di gestione dei documenti.
Siamo disponibili senza impegno ad una dimostrazione on-line o direttamente presso la Vostra azienda, delle funzionalità e potenzialità del software.
REQUISITI HARDWARE E SOFTWARE DI SISTEMA
Il prodotto si installa in modalità Client/Server o in monoutenza (componenti Client e Server sullo stesso computer).
SERVER
Sistemi Operativi certificati
- Win 2000 Srv/Adv.Srv
- Win 2003
- Win Vista
- Win XP Prof.
- Linux SuSE (Novell) / RedHat
Configurazione Hardware
È consigliato l’utilizzo di RAM per un valore doppio a quello dichiarato dal produttore del sistema operativo.Sono consigliati supporti (Hard Disk) veloci.
CLIENT
Sistemi Operativi certificati
Client PC:
Win 2000/2003/Vista/XP tutte le versioni, Win 98/ME (*)
Linux
Client Palmare: Windows CE 3.0
Configurazione Hardware
Client PC:
È consigliato l’utilizzo di RAM per un valore doppio a quello dichiarato dal produttore del sistema operativo e scheda video con almeno 65.000 colori e RAM on-board di 4 Mb o superiore.
Client Palmare:
Requisiti
- Processori Intel Strong Arm e Compatibili Intel XScale
- Pocket Pc 2002/2003
- RAM Minima 64 Mb
(*) I sistemi operativi della famiglia Windows 9x, non prevedono sistemi di autenticazione completi “nativi” e non sono consigliati.
Siamo disponibili senza impegno ad una dimostrazione on-line o direttamente presso la Vostra azienda, delle funzionalità e potenzialità del software.
Visualizza l’elenco delle funzionalità (PDF)