Archiviazione documenti :: archiviazione ottica :: archiviazione documentale :: archiviazione elettronica :: archiviazione digitale :: archiviazione sostitutiva

Docuvisione Workflow Digitale – Modulo Aggiuntivo Passepartout Mexal

CHE COSA E’
Docuvision Workflow Digitale è uno strumento studiato per:

la gestione elettronica dei documenti, acquisiti tramite scanner, clipboard o file (disco, supporto magnetico, ecc.) siano essi interni o esterni alla procedura gestionale, ad esempio: fatture Fornitori, lettere di sollecito pagamenti, mandati di pagamento bancari, estratti conto bancari, moduli RI.BA., scontrini, note spese, carta carburante, ecc.
l’archiviazione ottica sostitutiva, dei documenti rilevanti ai fini fiscali, in sostituzione alla tradizionale archiviazione cartacea, come previsto dalle disposizioni dettate dal Decreto Ministeriale 23/01/2004 e dalla Deliberazione Cnipa 11/2004. Le funzioni di archiviazione ottica sostitutiva permettono di firmare, marcare digitalmente e archiviare le immagini e i file contenuti nei documenti.
stabilire procedure standard di gestione delle diverse attività aziendali, monitorando la corretta applicazione delle stesse, da parte degli utilizzatori di Mexal. Definizione di procedure e verifica del loro utilizzo, sono requisiti fondamentali per le imprese che vogliono adottare norme di certificazione ISO.

Siamo disponibili senza impegno ad una dimostrazione on-line o direttamente presso la Vostra azienda, delle funzionalità e potenzialità del software.

Visualizza l’elenco delle funzionalità (PDF)

TARGET DI MERCATO
Docuvision Workflow Digitale è utile ad ogni azienda, indipendentemente dalla sua tipologia di business e dalle sue dimensioni. Possono essere interessate al suo utilizzo tutte le aree funzionali: l’ufficio commerciale, l’ufficio amministrativo, l’ufficio marketing, ecc.

VANTAGGI

riduzione dei costi di archiviazione
riduzione del consumo di carta
possibilità di effettuare operazioni di archiviazione documentale anche da sedi remote
nessun costo aggiuntivo per software a corredo, ad esempio per stampa o collegamento a scanner
possibilità di scegliere il sistema operativo che più si adatta alle esigenze dell’azienda (Linux o Windows)
possibilità di scegliere il database relazionale tra MsAccess, MSDE2000, SQL Server e MySql
adozione delle normative di “archiviazione ottica sostitutiva”, per eliminare la documentazione cartacea, anche quella fiscale.

PUNTI DI FORZA

operare con la stessa interfaccia utente presente nei gestionali Passepartout
avere una soluzione completa, integrata con ciclo attivo e ciclo passivo, contabilità, dichiarativi ed anagrafiche di base

QUALI PROBLEMI RISOLVE

definisce le principali procedure aziendali (iter), delle quali è possibile verificare e controllare gli stati
associa a utenti responsabili i diversi stati della procedura
amministra le attività aziendali come “pratiche” basate sulle procedure aziendali. Ogni pratica contiene i documenti prodotti nelle diverse fasi dell’attività lavorativa
monitora e verifica lo stato di avanzamento delle pratiche, assegnate ai vari operatori
controlla le attività in carico ad un utente o ad un gruppo di utenti Passepartout (cruscotto)
gestisce l’archiviazione ottica sostitutiva
genera e gestisce i volumi, che possono contenere i documenti memorizzati in Docuvision
prevede la firma digitale per il contenuto del volume tramite gli Enti Certificatori Infocamere e Poste Italiane
effettua la marcatura temporale del contenuto del volume

Inoltre, lo strumento consente:

l’archiviazione automatica delle stampe effettuate da Passepartout:

stampa documenti generati da magazzino
gestione parcellazione studio, produzione
stampa inventario, bilancio, listini, estratto conto, ecc.
versamenti (F24 e F23 ecc.)
dichiarativi IVA, 770, UNICO ecc

l’associazione a documenti o ad anagrafiche, di file di diversa natura, quali documenti Office, pagine Html, testi Notepad, immagini e foto, con possibilità di visualizzarli nel gestionale
una ricerca veloce dei diversi documenti, conservati e associati ad archivi gestionali, sia dai programmi specifici di Docuvision, che da quelli di gestione degli archivi gestionali/contabili
di salvare e, successivamente, collegare agli archivi del gestionale, le immagini contenute nei documenti
di gestire le “revisioni” delle immagini dei documen• ti; le variazioni dei documenti generati dal gestionale sono salvate automaticamente

logica operativa
I documenti possono essere archiviati liberamente, previa opportuna classificazione. Ad ogni documento è possibile associare “dati”, che permettano all’operatore di ricercare successivamente i documenti.

I documenti generati automaticamente dal gestionale possono essere archiviati su Docuvision e, in automatico, sono impostati i dati di ricerca e le loro classificazioni.
Ad esempio, nel caso di documenti emessi/ricevuti, la procedura memorizza: data documento, codice, ragione sociale, partita IVA/codice fiscale del Cliente-Fornitore intestatario.
In modo similare, vengono archiviate anche le dichiarazioni IVA, 770, UNICO ecc., alle quali la procedura associa automaticamente anno, azienda, dichiarante ecc.
Nell’ottica delle norme ISO, è possibile parametrizzare la gestione dei documenti e impostare le revisioni degli atti archiviati.
Ogni attività lavorativa (pratica) è basata ed associata ad una specifica procedura aziendale (iter).
L’iter definisce gli stati che la pratica può assumere e consente di aggiungere nuovi campi, personalizzabili dall’utente, per memorizzare ulteriori informazioni.

La definizione delle procedura aziendali viene stabilita, in maniera del tutto parametrica dall’utente, in particolare è possibile definire:

l’elenco degli stati per ogni pratica
il passaggio da uno stato ad un altro della pratica (transazioni)
l’operatore o il gruppo di operatori che hanno in carico la pratica, in un determinato stato
eventuali campi aggiuntivi della pratica

Per gestire le problematiche imposte dalle norme ISO, ogni modifica di una procedura aziendale già codificata e operativa, viene gestita come revisione dell’iter, mantenendo quelle precedenti. In questo modo, le pratiche in essere seguono la procedura originale e l’evoluzione della procedura viene mantenuta tale e quale.

Gestione documenti
I documenti ritenuti importanti per la vita dell’azienda vengono archiviati elettronicamente, sia che tali informazioni derivino dall’utilizzo di Passepartout (fatture, bilanci, ecc.), sia che si tratti di file immagini, fax, e-mail, documenti Office esterni al gestionale.

E’ possibile memorizzare le diverse revisioni dei documenti, così da conservarne nel tempo la storia e l’evoluzione.
Nel documento si possono inserire informazioni, quali dati anagrafici del Cliente/Fornitore a cui il documento si riferisce e note aggiuntive, che possono essere recuperate anche dal gestionale.
E’ possibile ricercare i documenti, visualizzare o stampare le revisioni degli stessi, anche dalle principali funzioni del programma Passepartout: emissione/revisione documenti, prima nota, gestione documenti di produzione, anagrafica piano dei conti, emissione notule/parcelle, anagrafica articoli.

OPERATIVITA’ IN EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI, EMISSIONE NOTULE/PARCELLE CON DOCUVISION WORKFLOW DIGITALE
Nei programmi di Passepartout che gestiscono il collegamento con il documentale, è attiva la funzionalità che consente di acquisire e/o associare documenti Docuvision. Tramite questa funzionalità è possibile collegare ad un archivio documenti associati o generati dal gestionale, oppure visualizzare i documenti associati al gestionale.
Ad esempio, in emissione/revisione documenti, se impostata l’archiviazione automatica degli stessi, è possibile ristampare in formato PDF, il documento originale dell’ordine, richiamando la gestione Docuvision dalla fattura di magazzino. Una funzione analoga è prevista anche per i documenti di tipo notula/parcelle di Compass (Gestione studio e parcellazione).

Gestione iter
Attraverso gli iter vengono definite le procedure aziendali:
Per ogni procedura si definiscono i possibili eventi da monitorare (stati) ed i passaggi che avvengono tra essi
(transazioni).

Gestione pratiche
Le singole attività svolte in base ad una procedura, codificata come iter, sono memorizzate come pratiche. archiviazione ottica sostitutiva

Cruscotto
La gestione utenti e gruppi utenti Passepartout è integrata nelle funzioni di Docuvision, pertanto ogni utente può valutare, attraverso un “cruscotto”, lo stato di avanzamento delle proprie pratiche e di quelle assegnate ai componenti dello stesso gruppo.
L’utente amministratore può, invece, valutare tutte le pratiche, procedendo eventualmente ad “avanzare” lo stato della pratica o ad assegnarla ad altro utente.

Archiviazione ottica sostitutiva
Docuvision Workflow Digitale consente di trasferire le immagini/files associate ai documenti di Docuvision su CD Rom o DVD, in base alle regole dell’archiviazione ottica sostitutiva.
Il processo di conservazione termina con l’apposizione, da parte del responsabile della conservazione, della firma digitale e della marcatura temporale sull’impronta del volume.
Tale processo permette di conservare i documenti informatici e di poterli consultare in ogni momento.

Selezionando le opportune opzioni, il programma avvia la procedura di archiviazione, che può prevedere l’attivazione della firma digitale e della marcatura temporale.

In gestione archiviazione, è possibile censire tutti i volumi creati, salvando per ognuno di essi le specifiche impostate dall’utente.

L’utente può visualizzare, in qualunque momento, l’elenco dei documenti riportati su volume e repristinarne lo stato di archiviazione sino a quando il volume non risulta masterizzato.

CARATTERISTICHE TECNICHE

Sistemi operativi
Linux Suse, Windows Xp Professional, Xp Home (per i client), Windows 2003 Server.

Database relazionali certificati
Linux: Mysql versione 4.0.16, 4.0.20, 4.1.x e 5.0.x. con Unix oDBC vers. 2.2.7 o 2.2.10 0 2.2.11 per le postazioni client in Windows.
Windows: Microsoft SQL server, MSDE2000, MySql 4.0.16, 4.0.20, 4.1.x e 5.0.x., MsAccess.

Software aggiuntivi
Per visualizzare i documenti memorizzati in Docuvision è necessario installare, nel client, il software “Adobe Acrobat”.
Requisito fondamentale per l’utilizzo delle funzioni di firma digitale, è l’installazione della procedura del software, rilasciato dall’Ente Certificatore di riferimento, sul client: DIKE di Infocamere e/o FirmaOK di Poste Italiane.
L’installazione di tale software è indispensabile per disporre delle librerie necessarie al riconoscimento dei certificati digitali presenti nelle smart card, in standard “PKCS11”.

Internet ed accesso remoto
La procedura è stata realizzata con la stessa tecnologia di Mexal; chi opera in remoto può, quindi, usufruire delle medesime potenzialità del client di rete in locale.

Scanner certificati
Tutti i dispositivi di acquisizione di immagini con driver TWAIN.
L’acquisizione delle immagini può avvenire anche direttamente dal gestionale in formato .bmp o .jpg, senza l’ausilio di software specifico.

Visualizza l’elenco delle funzionalità (PDF)