Passepartout Mexal aziendale è il software gestionale sviluppato per le piccole e medie aziende che, oltre alle tipiche funzionalità legate alla bollettazione, fatturazione, contabilità generale e IVA, ordini clienti/fornitori, scadenziario e magazzino, permette di gestire: flussi di cassa, compensi a terzi, plafond, cespiti ammortizzabili, ratei e risconti, ritenute d'acconto e previdenziali, modello 770.
Siamo disponibili senza impegno ad una dimostrazione on-line o direttamente presso la Vostra azienda, delle funzionalità e potenzialità del software.
TARGET DEL PRODOTTO
Mexal Aziendale è la configurazione dell’omonimo gestionale per Piccole e Medie Imprese, che soddisfa aspetti contabili anche complessi, come ratei e risconti, cespiti, flussi di cassa. E’ studiato per aziende “aperte” che comunicano in remoto, attraverso internet e altri dispositivi tecnologici come palmari e portatili.
ARCHIVI ANAGRAFICI
Clienti e Fornitori
Questa sezione del programma non si limita alle sole funzioni di inserimento e variazione delle anagrafiche di Clienti, Fornitori o agenti, ma estende il concetto di “navigazione dei dati”: si possono ottenere, sempre all’interno della stessa funzione e senza dover effettuare elaborazioni o spostamenti in altre parti del programma, tutte le statistiche e le informazioni dinamiche, dalla situazione dello scadenzario ai movimenti di magazzino. In questo modo l’utente può avere una corretta e completa valutazione dello stato del Cliente. Inoltre la procedura consente di arricchire le informazioni contenute nell’anagrafica con campi aggiuntivi che l’utente può personalizzare e successivamente rendere disponibili nei documenti di vendita ed acquisto.
Vista la ricchezza delle informazioni che l’utente ha la possibilità di inserire, il caricamento delle anagrafiche si sviluppa attraverso più videate divise per contesto. Le informazioni sono raggruppate in maniera logica e intuitiva.
Tra i vari campi è previsto l’indirizzo e-mail del Cliente, che il programma proporrà per l’invio dei documenti all’atto della loro emissione.
Una sezione del programma consente di inserire eventuali fidi e di visualizzare tutti i progressivi contabili aggiornati in tempo reale, compresi lo storico insoluti con numero e volume complessivo.
AREA CONTABILITA'
Nell’Area Contabilità sono incluse tutte le funzioni di gestione amministrativa, contabile e fiscale dell’azienda.
Principali funzionalità di contabilità generale:
- contabilità multi valutaria
- gestione di max tre aziende e/o professionisti in regimi contabili diversi (ordinario e/o semplificato/forfetario) con la stessa maschera di immissione movimenti contabili
- gestione dei regimi speciali IVA (azienda agricola, agenzie di viaggio, regime del margine, autotrasportatori)
- aggiornamento in tempo reale di tutti gli archivi interessati dal movimento contabile sia in sede di gestione che in sede di variazione o annullamento del movimento
- plafond solare
- gestione dei compensi a terzi
- gestione dei cespiti ammortizzabili
- gestione dei centri di costo e ricavo
- gestione dei ratei e dei risconti
- gestione dei flussi di cassa
- possibilità di mantenere in linea fino a 10 esercizi contabili consecutivi diversi per ogni azienda e/o professionista
- gestione di esercizi contabili diversi dall'anno solare
- gestione di partitari, scadenzari ed estratti conto
- gestione dei pagamenti misti
- gestione dello scadenziario a partite
- gestione delle revisioni dei movimenti per singolo operatore o globalmente per tutte le immissioni
- determinazione automatica dell'utile e perdita su cambi
- emissione effetti cartacei (ricevute bancarie, tratte)
- emissione effetti elettronici (Ri.ba, MAV, RID, Bonifici), standard ABI (SETIF, CBI)
- contabilizzazione automatica degli effetti attivi
- gestione automatica del doppio anno fiscale con i due esercizi aperti in linea
- chiusura e riapertura automatica degli esercizi
- archivio movimenti extra-contabili per simulazioni di bilancio
- stampa dei flussi di cassa per simulazioni relative ai conti finanziari
- archivio scadenziario extra-contabile per simulazioni e gestione scadenze non legate ai Clienti/Fornitori
AdempimentiFiscali
Il programma offre la completa gestione dell’IVA per i vari regimi fiscali e i relativi adempimenti (liquidazione, sospensione d’imposta, ventilazione, scorporo, ecc.).
Principali funzionalità fiscali
GESTIONE PRIMA NOTA
La prima nota rappresenta il nucleo centrale della gestione contabile dell'azienda e consente di inserire tutte le operazioni contabili quali fatture, le note di credito, i corrispettivi, i pagamenti, i versamenti, sia in forma libera sia in modo guidato attraverso parametri predefiniti che generano degli automatismi.
Attraverso la funzione Revisione Prima Nota, è possibile visualizzare, analizzare e modificare i movimenti di Prima Nota immessi, aggregati per data di registrazione e codice operatore e di aggiungere nuove registrazioni.
Inoltre, i movimenti di Prima Nota possono essere memorizzati in doppia valuta: quella del documento originale e quella della tenuta contabile
Da ogni sezione del programma è possibile gestire le singole registrazioni di Prima Nota. L’utente può interrogare, inserire, variare, cancellare registrazioni di Prima Nota direttamente dalla “scheda contabile”, dalla visualizzazione dell’estratto conto o dall’anagrafica Clienti/Fornitori.
L’operatore ha la possibilità di valutare ogni dato inserito durante le immissioni di Prima Nota effettuate, in particolare:
INCASSI E PAGAMENTI
Il programma consente di gestire il Portafoglio Effetti, ossia i pagamenti effettuati o incassati tramite banca. Si possono così ottenere stampe con l’elenco degli effetti da emettere o incassare, stampe per l’emissione di effetti cartacei (tratte, ricevute bancarie), effetti elettronici (MAV, Ri.Ba., RID, bonifici, ecc.) e standard ABI (SETIF e CBI).
BILANCI
Oltre alle funzioni di contabilità, è possibile generare ed emettere bilanci a sezioni contrapposte: bilanci CEE, riclassificazioni parametriche a cura dell’utente, bilanci civilistici, prospetti IRAP, note integrative, relazioni, prospetti contabili vari, atti societari, analisi di bilancio, ecc. La redazione dei bilanci può essere effettuata con simulazioni in tempo reale, tenendo conto di ammortamenti, ratei e risconti.
FLUSSI DI CASSA
I flussi di cassa monitorano le movimentazioni numeriche della finanza aziendale. Hanno carattere previsionale e consentono all’azienda, in qualunque momento, le opportune valutazioni in termini d’investimenti futuri.
Possono essere visualizzati il flusso delle Entrate (fatture emesse ai Clienti, bolle o ordini da emettere, altri tipi di incassi) e delle Uscite (fatture dei Fornitori, bolle o ordini fatti, altri tipi di pagamenti) e il saldo progressivo delle informazioni elaborate. L’utente può visionare i pagamenti con una cadenza da lui impostata o altre informazioni suddivise per scadenze.
Tutte le informazioni vengono dettagliate e suddivise:
Il programma permette di classificare i movimenti in base ai conti corrente dell’azienda. Ad esempio, se l’azienda possiede due conti corrente bancari, si possono suddividere incassi e pagamenti per ciascuno di essi. Ciò consente di monitorare la situazione di uno specifico conto corrente in un determinato periodo dell’anno.
Il programma sviluppa flussi di cassa previsionali, generando tabulati con entrate ed uscite suddivise per conto di tipo banca e/o cassa, e relative date di scadenza. Questi tabulati si possono ottenere in forma più o meno dettagliata, in base ai vari parametri richiesti dall’elaborazione. La funzione si avvale di un archivio extra-contabile nel quale l’utente, a sua discrezione, può riportare eventi di diversa natura.
AREA MAGAZZINO
L’Area Magazzino di Passepartout, completamente integrata con l’Area Contabilità, gestisce sia gli aspetti commerciali legati alle vendite (ciclo attivo) e agli acquisti (ciclo passivo), sia gli aspetti legati alla movimentazione e gestione degli articoli. Passepartout consente di affrontare con semplicità tutti questi aspetti e di gestire con grande efficacia sia le aziende commerciali che le imprese produttive e di servizi.
Mexal offre soluzioni per il magazzino e la distinta base, tipicamente presenti su prodotti ERP di fascia alta.
Principali funzionalità relative alle vendite/acquisti:
Principali funzionalità relative alla gestione del magazzino
CICLO ATTIVO CON PASSEPARTOUT
Il ciclo attivo gestisce la storia commerciale del Cliente, dal primo contatto fino alla vendita finale seguendo il percorso Preventivo - Ordine - DDT - Fattura Cliente.
CICLO PASSIVO CON PASSEPARTOUT
Il ciclo passivo gestisce le operazioni di approvvigionamento, dal primo contatto con il Fornitore all'arrivo della merce in magazzino, seguendo il percorso Matrice - Ordine - Bolla di Consegna - Fattura Fornitore.
ANAGRAFICA ARTICOLI
L’Area Magazzino si basa su una gestione molto raffinata e moderna dell’anagrafica articoli: oltre all’inserimento di articoli di magazzino prevede descrizioni, testi, spese e prestazioni, campionari, articoli di lavorazione e articoli in conto deposito.
La codifica dell’articolo gestisce fino a 18 strutture del codice, con diversi livelli e varianti. L’utente è guidato durante l’imputazione del codice, anche in presenza di strutture molto complesse. La lunghezza del codice articolo ammette 32 caratteri, mentre la descrizione articolo, possibile in 9 lingue diverse, contiene 72 caratteri.
All’interno dell’anagrafica si possono inoltre definire controlli o automatismi particolari, in base alla struttura del codice, fra i quali:
Dall'interno della funzione sono possibili le seguenti navigazioni:
- visualizzazione ed ordinamenti vari sugli archivi (movimenti di magazzino provenienti dal ciclo attivo e passivo, ordini da clienti, ordini a fornitore)
- gestione dinamica dell'ordine del Cliente effettuando evasioni e conseguenti versamenti a magazzino, "split" su righe con ridefinizione delle date di consegna e delle quantità.
PREZZI E SCONTI
Particolare cura è dedicata alla gestione delle vendite con la possibilità di definire prezzi di listino, sconti e condizioni commerciali personalizzate per i Clienti. Un’apposita sezione del programma consente di definire le politiche di prezzo e di impostare tabelle di associazione “articolo + Cliente”, “categoria Cliente + categoria articolo” con scaglioni a quantità e con date di validità. Si possono inoltre gestire omaggi, abbuoni e garanzie.
EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI
Dalla sezione Emissione/Revisione documenti, l’utente può gestire, emettere, revisionare, stampare e ristampare i documenti di acquisto, vendita, lavorazione, movimentazione fra depositi e rettifiche di inventario. Il programma consente di “navigare” all’interno della procedura per inserire nuovi Clienti e articoli, visualizzare i movimenti per articolo o per documento o esplodere gli articoli con distinta base direttamente sul documento.
Le operazioni, eseguite sia in fase di emissione che revisione di un documento, aggiornano, in tempo reale, la contabilità ed i progressivi di magazzino (carichi, scarichi, esistenze, impegni, ordini, disponibilità). E’ inoltre possibile elaborare documenti “proforma” destinati unicamente alla stampa, senza la movimentazione di magazzino.
STATISTICHE
Il programma produce tabulati statistici completi ed esaustivi sulla base delle movimentazioni di magazzino, integrando le informazioni statistiche presenti nell’anagrafica Clienti/Fornitori (Provincia Cliente/Fornitore, Zona, Categoria statistica). Le statistiche sono parametriche e si possono stampare report ordinati per Codice Cliente/Fornitore, Agente, Zona, Codice articolo, Codice articolo alternativo, Data documento, includendo o escludendo uno qualunque dei parametri e determinando le priorità.
I report statistici possono riguardare:
E’ possibile selezionare provvigioni a valore, in percentuale o con formula matematica; associare uno o più agenti al Cliente o all’articolo e calcolare le provvigioni sul valore netto o lordo di riga.
GESTIONE LOTTI
In base al Regolamento CE n. 178/2002 art. 18, il programma abilita la gestione dei lotti e della rintracciabilità per gli articoli desiderati.
Si ha la possibilità di definire 999 tipi lotto differenti, dove per ogni tipo lotto l’utente può definire fino ad un massimo di 999 campi personalizzati, per conservare tutte quelle informazioni richieste dalla normativa.
Per ogni codice articolo si possono legare, in maniera univoca, uno o più codici lotto con la relativa anagrafica.
La rintracciabilità viene gestita su tutti gli articoli acquistati e rivenduti. Conosciuto il codice lotto dell’articolo venduto, è possibile rintracciare il documento con cui è stato caricato (documento Fornitore) e tutti i documenti di scarico a Clienti a cui è stato venduto.
La rintracciabilità è prevista anche per i componenti di Distinte Base Automatiche e/o Distinte Base di Produzione: conosciuto il codice lotto dell’articolo venduto (con DBA o DBP), si rintraccia il Fornitore delle materie prime che compongono l’articolo, tutti i documenti di scarico a Clienti a cui è stato venduto e anche tutti i lotti di prodotto finito, che sono stati realizzati con quel lotto di materia prima.
Siamo disponibili senza impegno ad una dimostrazione on-line o direttamente presso la Vostra azienda, delle funzionalità e potenzialità del software.
REQUISITI HARDWARE E SOFTWARE DI SISTEMA
Il prodotto si installa in modalità Client/Server o in monoutenza (componenti Client e Server sullo stesso computer).
SERVER
Sistemi Operativi certificati
Configurazione Hardware
È consigliato l’utilizzo di RAM per un valore doppio a quello dichiarato dal produttore del sistema operativo.Sono consigliati supporti (Hard Disk) veloci.
CLIENT
Sistemi Operativi certificati
Client PC:
Win 2000/2003/Vista/XP tutte le versioni, Win 98/ME (*)
Linux
Client Palmare: Windows CE 3.0
Configurazione Hardware
Client PC:
È consigliato l’utilizzo di RAM per un valore doppio a quello dichiarato dal produttore del sistema operativo e scheda video con almeno 65.000 colori e RAM on-board di 4 Mb o superiore.
Client Palmare:
Requisiti
(*) I sistemi operativi della famiglia Windows 9x, non prevedono sistemi di autenticazione completi “nativi” e non sono consigliati.
Siamo disponibili senza impegno ad una dimostrazione on-line o direttamente presso la Vostra azienda, delle funzionalità e potenzialità del software.
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