Passepartout Amico
Passepartout 3000 amico è il software gestionale sviluppato per le piccole
aziende commerciali che si avvalgono del commercialista per gli adempimenti
fiscali. Gestisce bollettazione, fatturazione, contabilità generale,
ordini clienti/fornitori, scadenziario e magazzino.
REQUISITI
HARDWARE E SOFTWARE DI SISTEMA
ARCHIVI ANAGRAFICI
Clienti e Fornitori
Piano dei Conti
AREA MAGAZZINO
Anagrafica Articoli
Emissione/Revisione Documenti
Statistiche
Stampa Documenti
Prezzi e sconti
Provvigioni Agenti
Distinta
Base Automatica
CICLO ATTIVO E PASSIVO
AREA
CONTABILITA'
Gestione
Prima Nota
Scadenziario
Incassi
e Pagamenti
|
REQUISITI HARDWARE E SOFTWARE
DI SISTEMA
|
Il software gestionale Passepartout 3000 può essere installato
in modalità Monoutenza, Peer to Peer, Client/Server. Per
semplicità menzioniamo i requisiti consigliati per le architetture
di sistema più significative.
MONOUTENZA
Sistemi Operativi certificati:
NT4 WS e Srv
Win 2000 Prof/Srv/Adv.Srv
Win 2003
Win XP Srv/2000 Prof
Linux 2.2x Caldera
Open Linux SuSE / RedHat
United Linux
|
Configurazione Hardware:
|
RAM:
128 Mb 98 e Millenium
256 Mb 2000 e XP
128 Mb Linux (tutte le versioni)
Scheda video: 256 colori o 32.000 colori con RAM di 4 Mb
o superiori
|
RETE - MODALITÀ CLIENT/SERVER
|
|
SERVER
|
|
Sistemi Operativi certificati:
NT4 WS e Srv
Win 2000 Prof/Srv/Adv.Srv
Win 2003
Win XP Srv/2000 Prof
Linux 2.2x Caldera
Open Linux SuSE / RedHat
United Linux
|
Configurazione Hardware
RAM:
512 Mb
Dischi accesso veloce (es. consigliata 10 utenti, con Win
2000 Srv)
|
CLIENT
Sistemi Operativi certificati:
Client PC:
Win 98SE/ME/Xp/2000 tutte le versioni
|
Configurazione Hardware:
|
Client PC:
RAM:
128 Mb 98 e Millenium
256 Mb 2000 e XP
Scheda video: 256 colori o 32.000 colori con RAM di 4 Mb
o superiori
|
| |
|
|
|
ARCHIVI ANAGRAFICI
Clienti e Fornitori
Questa sezione del programma non si limita alle sole funzioni di inserimento
e variazione delle anagrafiche di clienti, fornitori o agenti, ma estende
il concetto di "navigazione dei dati": si possono ottenere, sempre
all'interno della stessa funzione e senza dover effettuare elaborazioni o
spostamenti in altre parti del programma, tutte le statistiche e le informazioni
dinamiche, dalla situazione dello scadenziario ai movimenti di magazzino.
In questo modo l'utente può avere una corretta e completa valutazione
dello stato del cliente. Inoltre la procedura consente di arricchire le informazioni
contenute nell'anagrafica con campi aggiuntivi che l'utente può personalizzare
e successivamente rendere disponibili nei documenti di vendita ed acquisto.
Vista la ricchezza delle informazioni che l'utente ha la possibilità
di inserire, il caricamento delle anagrafiche si sviluppa attraverso più
videate divise per contesto. Le informazioni sono raggruppate in maniera logica
e intuitiva.
Tra i vari campi è prevista la possibilità di visualizzare l'indirizzo
e-mail del cliente che il programma proporrà per l'eventuale invio
automatico dei documenti durante la loro emissione.
Una sezione del programma consente di inserire eventuali fidi e di visualizzare
tutti i progressivi contabili aggiornati in tempo reale, compresi lo storico
insoluti con numero e volume complessivo.
Per velocizzare ulteriormente le operazioni di emissione documenti si possono
inserire informazioni legate al vettore abituale.
Piano dei Conti
L'inserimento dei conti avviene in maniera semplice e guidata e l'utente può
scegliere se strutturare il Piano dei Conti su 2 livelli (Mastri e Conti)
o su 3 livelli (Gruppi, Mastri e Conti). Inoltre il Piano dei Conti può
essere specifico per l'azienda individuale oppure comune a più aziende
tramite raggruppamento. Dall'interno dell'anagrafica del Piano dei Conti è
possibile interrogare tutti i movimenti relativi al conto che si sta visionando.
Per ogni conto e sottoconto le informazioni inserite consentono di effettuare
stampe di controllo ed analisi precise.
AREA MAGAZZINO
L'Area Magazzino di Passepartout, completamente integrata con l'Area Contabilità,
consente di gestire sia gli aspetti commerciali legati alle vendite (ciclo
attivo) e agli acquisti (ciclo passivo) sia gli aspetti legati alla movimentazione
e gestione degli articoli. Passepartout consente di affrontare con semplicità
tutti questi aspetti e di gestire con grande efficacia sia le aziende commerciali
che le imprese produttive e di servizi.
Passepartout è il software gestionale per la piccola e media impresa
che offre soluzioni per il magazzino e la distinta base proposti generalmente
su prodotti ERP per la grande impresa.
Principali funzionalità relative alle vendite/acquisti:
- gestione di bolle di consegna (DDT)
- gestione di corrispettivi, ricevute fiscali, ricevute fiscali sospese e
ricevute fiscali fatture
- fatturazione immediata, accompagnatoria e differita (in prova o in definitiva)
- fatturazione differita riepilogativa o per singola bolla
- gestione dei documenti di vendita o acquisto con raggruppamento per articolo
- resi da cliente e a fornitore
- gestione di listini in valuta
- gestione di preventivi e documenti matrici
- gestione di listini in Euro e in altra valuta
- numerazione automatica o manuale dei documenti
- possibilità di inserire commenti nel corpo del documento, riportare
i testi precedentemente codificati e variarli sul documento in corso, inserire
il richiamo di testi fissi che possono essere solo stampati sul documento
- statistiche di vendita e di acquisto con vari parametri: articolo, cliente/fornitore,
zona, agente, ecc.
Principali funzionalità di gestione magazzino:
- gestione multi deposito
- ubicazione merce, scorte minime e massime, sottoscorta
- valorizzazione delle rimanenze a costo ultimo, costo standard, prezzo medio
di carico, prezzo medio ponderato, LIFO, FIFO
- codifica automatica degli articoli
- codice articolo parlante con immissione guidata
- gestione taglie, imballi, pesi
- articoli a confezione, campionari, modificatori
- gestione documenti per movimentazione tra depositi diversi
- movimentazione e visualizzazione dei magazzini con doppia unità di
misura
- movimentazione a prezzo unitario o a valore
- possibilità di aggiornare i costi e i listini di vendita durante
il carico della merce
- giornale di magazzino
- scheda movimenti di magazzino richiamabile dal documento, dall'articolo
e dal cliente/fornitore con varie selezioni e ordinamenti
ANAGRAFICA ARTICOLI
L'Area Magazzino si basa su una gestione molto raffinata e moderna dell'anagrafica
articoli: oltre all'inserimento di articoli di magazzino veri e propri, si possono
inserire anche descrizioni, testi, spese e prestazioni, campionari, articoli
di lavorazione e articoli in conto deposito.
La codifica dell'articolo si basa su una potente gestione della struttura del
codice (fino a 18 strutture) che consente di ridefinirlo a livelli e con varianti,
arrivando a guidare l'utente durante l'imputazione del codice anche con strutture
molto complesse. La lunghezza del codice articolo può arrivare a 32 caratteri
e la descrizione articolo (fino a 9 lingue diverse) ad un massimo di 52 caratteri.
All'interno dell'anagrafica si possono inoltre definire controlli o automatismi
particolari in base alla struttura del codice, fra i quali:
- codifica automatica di nuovi articoli
- utilizzo di articoli non presenti in anagrafica articoli
- eliminazione logica quando la giacenza di magazzino risulta zero
- progressivi di magazzino dettagliati o raggruppati per livello
- controlli di validità sul codice e con associazioni a cartelle di
abbinamento, sviluppo di calcoli
con misure
Il codice articolo può essere a dimensione variabile di tipo alfabetico,
numerico, alfanumerico, EAN con calcolo automatico del check digit. Inoltre,
tutti gli aspetti più complessi della gestione del magazzino sono previsti
"di serie" sul gestionale: taglie e colori, imballi (a rendere,
a perdere e c/vendite), peso netto (scorporo della tara) e calo peso.
Dall'interno della funzione sono possibili le seguenti navigazioni:
- visualizzazione ed ordinamenti vari sugli archivi (movimenti di magazzino
provenienti dal ciclo attivo e passivo, ordini da clienti, ordini a fornitore)
- gestione dinamica dell'ordine del cliente effettuando evasioni e conseguenti
versamenti a magazzino, "split" su righe con ridefinizione delle
date di consegna e delle quantità.
EMISSIONE/REVISIONE DOCUMENTI
Tutte le operazioni commerciali hanno come porta di accesso per le informazioni
un'unica sezione, Emissione/Revisione Documenti, dalla quale l'utente può
gestire, emettere, revisionare, stampare e ristampare i vari documenti di acquisto,
vendita, lavorazione, movimentazione fra depositi, rettifiche di inventario
necessari alla gestione del magazzino. In questa sezione è inoltre possibile
"navigare" all'interno della procedura per inserire nuovi clienti
e articoli, visualizzare i movimenti per articolo o per documento o esplodere
gli articoli con distinta base direttamente sul documento.Tutte le operazioni
eseguite sia in fase di emissione che revisione di un documento aggiornano in
tempo reale la contabilità ed i progressivi di magazzino (carichi, scarichi,
esistenze, impegni, ordini, disponibilità). E' inoltre possibile elaborare
documenti "proforma" da stampare successivamente che non movimentano
il magazzino. Una volta inserito un documento è possibile, tramite opzioni
di selezione e raggruppamento, trasformarlo e/o aggregarlo per gestire le varie
fasi del ciclo cliente/fornitore.
STATISTICHE
Il programma è in grado di produrre tabulati statistici completi ed esaustivi
sulla base delle movimentazioni di magazzino, integrando le informazioni statistiche
presenti nell'anagrafica Clienti/Fornitori (Provincia cliente/fornitore, Zona,
Categoria statistica). Le statistiche sono parametriche e si possono stampare
report ordinati per Codice Cliente/Fornitore, Agente, Zona, Codice articolo,
Codice articolo alternativo, Data documento, includendo o escludendo uno qualunque
dei parametri e determinando le priorità.
I report statistici possono riguardare:
la movimentazione cronologica per articolo, i movimenti carico e scarico, le
schede articolo a valore con valorizzazioni a costo standard, a costo ultimo,
a prezzo medio di carico, a prezzo medio di scarico, a prezzo medio di inventario
o a prezzo di listino, le schede articoli a quantità i margini di vendita
sulla base del costo ultimo, del costo standard o del costo medio ponderato.
STAMPA DOCUMENTI
Il programma consente di effettuare stampe in diversi formati (ASCII, PDF,
BMP) e su file (txt, csv) e di indirizzare la stampa su diversi dispositivi:
stampanti, video, fax, e-mail, ecc. Tutti i documenti commerciali possono
essere personalizzati dall'utente: è possibile infatti inserire immagini
e loghi e utilizzare fincature per stampare documenti su carta bianca. Le
stampe di controllo di tutti i moduli della procedura possono essere "filtrate"
tramite MDS (Mexal Developer Suite) permettendo all'utente di mascherare colonne,
aggiungere colonne e righe o effettuare calcoli non previsti dalla stampa
standard.
PREZZI E SCONTI
Particolare cura è stata data alla gestione delle vendite con la possibilità
di definire prezzi di listino e sconti e condizioni commerciali personalizzate
per i clienti. Un'apposita sezione del programma consente di definire le politiche
di prezzo ed impostare tabelle di associazione "Articolo + Cliente",
"Categoria Cliente + Categoria Articolo" con scaglioni a quantità
e con date di validità. Si possono inoltre gestire gli omaggi, gli
abbuoni e le garanzie.
PROVVIGIONI AGENTI
Collegata alle vendite troviamo la gestione delle provvigioni. Anche in questo
caso vi è grande libertà di definizione dei criteri di pagamento
degli agenti: la provvigione può essere calcolata automaticamente in
funzione del venduto o del pagato e a seconda della categoria cliente o della
categoria articolo.
DISTINTA BASE AUTOMATICA
Lo scopo della distinta base automatica (DBA) è quello di eseguire
una miniproduzione in tempo reale, da utilizzare in ambienti commerciali dove
la composizione del prodotto finito viene eseguita al momento stesso della
vendita senza avere la necessità di gestire i vari cicli di lavorazione.
La DBA consente di visualizzare e stampare l'elenco dettagliato di tutti componenti
del prodotto finito scaricandoli in automatico dal magazzino e caricandoli
a magazzino come prodotto finito.
Tutti i progressivi di carico e scarico sono visibili in questa sessione,
senza ulteriori elaborazioni, in quanto aggiornati in tempo reale durante
le fasi di gestione dei documenti.
CICLO ATTIVO CON PASSEPARTOUT
Il ciclo attivo gestisce la storia commerciale del cliente, dal primo contatto
fino alla vendita finale seguendo il percorso Preventivo - Ordine - DDT -
Fattura Cliente.
CICLO PASSIVO CON PASSEPARTOUT
Il ciclo passivo gestisce le operazioni di approvvigionamento, dal primo
contatto con il fornitore fino all'arrivo della merce in magazzino, seguendo
il percorso Matrice - Ordine - Bolla di Consegna - Fattura Fornitore.
AREA CONTABILITA'
Nell'Area Contabilità vengono incluse tutte le funzionalità
amministrative e contabili dell'azienda, anche se nella configurazione Passepartout
3000 amico manca la sezione fiscale (contrariamente alle altre configurazioni
di Passepartout).
Con Passepartout 3000 amico è possibile trasferire i dati su supporto
magnetico o via internet al commercialista dotato di Passepartout 3000 compass
(la soluzione per gli studi professionali) senza bisogno di ricompilare i
documenti.
Principali funzionalità di contabilità generale:
- contabilità multi valutaria
- aggiornamento in tempo reale di tutti gli archivi interessati dal movimento
contabile sia in sede di gestione che in sede di variazione o annullamento
del movimento
- gestione dell'azienda in regime contabile ordinario e/o semplificato/forfetario
- gestione dei regimi speciali IVA (azienda agricola, autotrasportatori)
- possibilità di mantenere in linea fino a 10 esercizi contabili consecutivi
diversi
- gestione di esercizi contabili diversi dall'anno solare
- gestione di partitari, scadenzari ed estratti conto
- gestione di centri di costo e ricavo
- gestione delle revisioni dei movimenti per singolo operatore o globalmente
per tutte le immissioni
- determinazione automatica dell'utile e perdita su cambi
- gestione dell'IVA acquisti, dell'IVA vendite, dei corrispettivi e dell'IVA
ad esigibilità differita
- gestione automatica del doppio anno fiscale con i due esercizi aperti in
linea
- contabilizzazione automatica degli effetti attivi
- chiusura e riapertura automatica degli esercizi
GESTIONE PRIMA NOTA
La prima nota rappresenta il nucleo centrale della gestione contabile dell'azienda
e consente di inserire tutte le operazioni contabili quali fatture, note di
credito, corrispettivi, pagamenti, versamenti, sia in forma libera sia in
modo guidato attraverso parametri predefiniti dal programma che generano una
serie di automatismi. Attraverso la funzione Revisione Prima Nota, è
possibile visualizzare ed analizzare i movimenti di prima nota immessi, aggregati
per data di registrazione e codice operatore e di aggiungere tutte le volute
registrazioni.
Da ogni sezione del programma è possibile gestire le singole registrazioni
di prima nota. L'utente è in grado di interrogare, inserire, variare,
cancellare registrazioni di prima nota direttamente da "scheda contabile",
dalla visualizzazione dell'estratto conto o dall'anagrafica clienti/fornitori.
Inoltre, i movimenti di prima nota possono essere memorizzati in doppia valuta:
valuta del documento originale e valuta della tenuta contabile.
SCADENZIARIO
Lo scadenziario è un archivio dinamico suddiviso per cliente e fornitore,
in cui sono inseriti gli importi da pagare o riscuotere con la relativa scadenza.
La gestione dello scadenziario si attiva nei parametri contabili e si può
disattivare in qualunque momento.
L'operatività dello scadenziario consente di creare nuove rate (quando
si registrano i nuovi documenti del cliente/fornitore) o effettuare/registrare
pagamenti di rate esistenti.
E' possibile gestire lo scadenziario per partite, definire pagamenti a valore
o in percentuale e di diverse tipologie (ad esempio rimesse, tratte, ricevute
bancarie, etc..).
INCASSI E PAGAMENTI
Attraverso un'apposita sezione del programma è possibile gestire il
Portafoglio Effetti ossia i pagamenti effettuati o incassati tramite banca.
Si possono così ottenere stampe con l'elenco degli effetti da emettere
o incassare, stampe per l'emissione di effetti cartacei (tratte, ricevute
bancarie), effetti elettronici (MAV, Ri.Ba, RID, bonifici) e standard ABI
(SETIF e CBI).
