Possono essere interessate al suo utilizzo tutte le aree funzionali per esempio: l’ufficio commerciale, l’ufficio amministrativo, l’ufficio marketing
Le nostre certificazioni
STOP alla carta
Docuvision Workflow Digitale è uno strumento di archiviazione documentale studiato per:
- la gestione elettronica dei documenti, acquisiti tramite scanner, clipboard o file (disco, supporto magnetico, ecc.) siano essi interni o esterni alla procedura gestionale, ad esempio: fatture Fornitori, lettere di sollecito pagamenti, mandati di pagamento bancari, estratti conto bancari, moduli RI.BA., scontrini, note spese, carta carburante, ecc.
- l’archiviazione ottica sostitutiva, dei documenti rilevanti ai fini fiscali, in sostituzione alla tradizionale archiviazione cartacea, come previsto dalle disposizioni dettate dal Decreto Ministeriale 23/01/2004 e dalla Deliberazione Cnipa 11/2004. Le funzioni di archiviazione ottica sostitutiva permettono di firmare, marcare digitalmente e archiviare le immagini e i file contenuti nei documenti.
- stabilire procedure standard di gestione delle diverse attività aziendali, monitorando la corretta applicazione delle stesse, da parte degli utilizzatori di Mexal. Definizione di procedure e verifica del loro utilizzo, sono requisiti fondamentali per le imprese che vogliono adottare norme di certificazione ISO.
Siamo disponibili senza impegno ad una dimostrazione GRATUITA on-line o direttamente presso la Vostra azienda, delle funzionalità e potenzialità del software.
Funzionalità principali
In sintesi il modulo di archiviazione ottica ti permette di:
- Definire le principali procedure aziendali, verificandone costantemente lo stato di avanzamento
- Amministrare le attività aziendali come “pratiche” che seguono le procedure aziendali predefinite
- Gestire l’archiviazione ottica sostitutiva dei documenti, apponendo la firma digitale e la marcatura temporale sul contenuto del volume
- Realizzare ricerche veloci dei documenti conservati
- Inoltrare tramite e-mail i documenti emessi dal gestionale, trasformandoli preventivamente in formato pdf che ed apponendovi la firma digitale
I vantaggi
Tra i principali vantaggi del modulo di archiviazione:
- Riduzione dei costi complessivi di archiviazione
- Riduzione degli spazi dedicati all’archivio
- Riduzione del tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive
- Maggiore rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute
- Riduzione/eliminazione dei costi e dei tempi di distribuzione dei documenti
- Generale miglioramento dell’efficienza e dell’organizzazione
- Possibilità di effettuare operazioni di archiviazione documentale anche da sedi remote
- Nessun investimento aggiuntivo per software a corredo
Soluzioni su misura
Le numerose funzionalità del software gestionale Passepartout Mexal BP si possono estendere sulla base delle vostre specifiche esigenze, sia grazie alla possibilità di personalizzare il programma, sia grazie ai moduli aggiuntivi, come ad esempio PBI, rilasciati da Passepartout o realizzati su misura dal nostro staff di programmatori.
